Maladresse, fautes de gout, voire irreverence : la communication a distance multiplie les dangers d’incomprehension. Petite revue des mauvais signaux a eviter a tout prix.
Pres de 80% des conflits au article seront lies a des malentendus ou des quiproquos… Et, vous l’avez en general constate, la distance n’arrange que dalle a l’affaire. Plutot que de botter en pointe, mieux coi»te savoir, rappelle Charlotte Ringrave, consultante chez AlterNego, «a partager la solide action, au bon moment et via le bon canal». En mode remote, cette obligation porte autant dans le fond du message que sur sa structure.
Mail : faciliter l’existence de votre destinataire
Au champ de l’ecrit, le message electronique regne i chaque fois en maitre. Maintenant bien aussi formel que la bonne vieille lettre manuscrite, il doit s’accompagner de quelques precautions redactionnelles. Cote emetteur, mettez-y d’la rondeur. «C’est bete, mais un message laconique sans une formule minimale de politesse – “bonjour”, “merci”, “a bientot” – est redhibitoire», constate Valerie Angliviel en Beaumelle, manager chez Danone. Notre message implicite, c’est que vous ne tenez nullement votre destinataire en tres haute estime, que vous manquez de diplomatie ou, pire, que vous etes un butor. Attention aussi au manque de contextualisation de votre mail : «Il m’est arrive de receptionner des courriels sans concept dont l’objet indique “ci-joint le fichier” et une signature reduite a une initiale», sourit la responsable. De quoi rester perplexe : a quoi, a qui cet envoi est-il lie ?
Cette desinvolture renvoie surtout votre signe de je-m’en-foutisme. Bref, ne negligez gui?re les details qui faciliteront l’existence de ce destinataire qui, ainsi que vous, croule sous nos sollicitations. Autre detail a bannir : nos majuscules, qui paraissent l’equivalent ecrit d’une AGRESSION, voire d’une ENGUEULADE. Mes typo fantaisistes risquent, elles, de ne point s’afficher sur l’integralite des ecrans. Quant a l’utilisation de l’affichage «priorite elevee» Afin de chacune de vos missives electroniques, le emploi systematique decredibilise votre propos et transmet insidieusement l’idee que vous avez de la peine a prioriser les requetes.
Cote destinataire, Il semble important de se montrer attentif au timing. En pertinent, faut-il satisfaire a un mail immediatement, dans la journee ou… jamais ? Charlotte Ringrave l’affirme : «Le pire est de laisser un message d’embauche sans reponse. Il convient a minima accuser reception dans la journee, c’est une question d’estime de l’autre.» Une absence de reponse passera pour de la negligence, voire Afin de une faute. Si vous manquez vraiment de temps libre Afin de repondre, faites un pas de cote en restant poli : «J’ai beaucoup recu ta demande, mais je ne pourrai te repondre que prochainement.» Et, precise la consultante, «si vous le pouvez, donnez un delai».
Visio : non aux ecrans noirs !
Couper sa camera au cours tout d’un rendez-vous en visio renvoie toutes sortes de mauvais signaux. «Cela donne immediatement l’impression que vous avez quelque chose a cacher», indique Valerie Angliviel une Beaumelle. Vous risquez egalement de perdre Afin de impoli. «L’ecran noir vous autorise a faire nouvelle chose en meme temps libre, explique Anne Blehaut, directrice du cabinet Discerneo. Vous etes peut-etre pas loin de rediger toutes vos mails ou de repondre a toutes vos textos… Vous ne vous le permettriez sans doute pas dans une salle de reunion, entoure de les collegues !» Si vous devez absolument laisser votre webcam en off, prevenez en amont d’une reunion, ce est plus compris. Car ce ecran noir peut aussi de susciter de l’inquietude. Il s’agit Effectivement snapsext avis de pallier «signal faible» tout d’un teletravailleur qui part a la derive, quelle qu’en soit la raison. En tant que manager, vous devez a minima lui passer un petit coup de fil Afin de tenter de savoir et cela se marche.
Visio : gare au look
Au jeu de l’image sans dire, la visioconference ne pardonne que dalle : vous etes constamment sous le regard des autres participants, certes, et sous votre regard, qui n’est que rarement le plus bienveillant. Selon une enquete de France Info, les interventions de chirurgie esthetique en Suisse ont augmente de 30% i l’occasion des derniers mois, pour repondre a la demande de teletravailleurs soucieux de leur image ! Sans aller jusque-la, «en visio, il faudra adopter une posture technique, recommande Charlotte Ringrave Ne pas se tenir avachi, ne pas lire ses mails ou des documents en meme temps car la direction de votre regard vous trahira».
Pretez une attention particuliere au cadre et a l’orientation de ce camera. Une etude menee par la plateforme de recrutement en interim Qapa, revele que 68% des participants d’une visio observent de pres le look des autres et meme s’interessent a un deco (62%). Bannissez les rayures et pulls barioles qui passent toujours mal a l’image et soignez votre arriere-plan : une etagere avec certains livres bien choisis, un bout de mur avec un tableau consensuel ou votre meuble serti d’un vase fleuri… Rien de trop distinctif ou de clivant qui pourrait deconcentrer ou, pire, choquer toutes vos interlocuteurs. Evitez enfin de positionner l’ecran en plongee, cela laisse aux autres participants bien loisir de contempler vos narines et revele car vous ne savez nullement se servir de la camera. Ou que vous vous moquez de l’impression que vous donnez.
Portable : pas juste en cas d’urgence
Neglige depuis l’avenement des textos et des messages, le telephone revient en force pour gerer les urgences ou les details dont la resolution mettrait un temps libre infini avec ecrit. Mais attention : a n’y recourir qu’en cas de catastrophe, vous risquez de traumatiser vos collegues des que vous nos «sonnez». Au contraire, conseille Charlotte Ringrave, «appelez Afin de debriefer en chaussons et completer les echanges virtuels. L’informel passe mieux dans une relation telephonique qu’en visio conference».
Alors qu’il trouve desormais tout le charme intimiste, le portable exige egalement de ce part un peu d’attention : souriez (ca s’entend), evitez de taper sur le clavier de votre ordinateur (ca s’entend aussi), ponctuez et reformulez les phrases de votre interlocuteur (il comprendra que vous l’ecoutez attentivement). Ne laissez gui?re non plus votre smartphone sonner au vide. Envoyez au moins un texto Afin de signaler que vous allez rappeler. La aussi, il importe d’accuser connexion.
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Tchats : chassez l’ambiguite
Les plateformes de communication collaboratives internes seront 1 autre lieu de derapage potentiel. Evitez la multiplication des «Je suis fier de…», des «J’ai fait ci, j’ai fait ca». Evidemment, il va falloir communiquer sur toutes vos reussites, mais l’expression continuelle d’un ego, ainsi que les phrases pompeuses et ampoulees, ne manqueront jamais d’agacer ces collegues. «L’habilete consiste a communiquer de facon pertinente et elegante, en mettant en avant les succes communs», suggere Valerie Angliviel une Beaumelle. N’importe qui vous adorera !